Zvažujete modernizáciu IT infraštruktúry alebo Vám chýbajú argumenty ako presvedčiť vedenie na investíciu do zefektívnenia práce? Alebo už máte Microsoft 365 ale neviete čo s ním? Pokúsim sa objasniť prečo práve táto platforma môže byť tá správna. Argumenty sa dajú rozdeliť do troch rovín:

1. Produktivita koncového používateľa
2. Zabezpečenie a dodržiavanie súladu
3. Škálovateľnosť a nákladová efektívnosť

Pozrime sa bližšie na každú z týchto oblastí.

1. Výhody služieb Microsoft 365 pre produktivitu koncových používateľov

Vylepšená komunikácia prostredníctvom služby Microsoft Teams sa často uvádza ako hnacia sila prijatia služieb Office 365/Microsoft 365 a vylepšená spolupráca je určite jednou z kľúčových výhod používania cloudového balíka Office.

Teams sa v podstate stáva komunikačným nástrojom na pracovisku – centrálnym miestom pre schôdze a odosielanie správ, ktoré zvyčajne znižuje tok interných e-mailov. Alternatíva spoločnosti Google pozostáva z dvoch platforiem – Meet a Chat – zatiaľ čo Teams ponúka jedno rozhranie.

Zo všetkých výhod služieb Office 365 pre koncových používateľov je produktivita určite najviac vyzdvihovaná, takže v konečnom dôsledku cloudové pripojenie umožňuje:

• Mobilitu: K aplikáciám môžete pristupovať na diaľku z ľubovoľného zariadenia (počítač, tablet, smartfón, múdre hodinky...), čo vám umožní pracovať kdekoľvek a okamžite prepínať medzi počítačovými a mobilnými aplikáciami. Je to užitočné najmä pri účasti na schôdzach cez Teams na cestách. Okrem toho môžete pracovať offline a súbory sa po opätovnom pripojení automaticky synchronizujú medzi zariadeniami.
• Spolupráca v reálnom čase: OneDrive SharePoint umožňuje viacerým ľuďom spoluvytvárať dokumenty súčasne, aktualizovať jeden súbor namiesto odosielania nových verzií e-mailom pri každom vykonaní zmien. Zabezpečené odkazy je možné zdieľať aj s externými prispievateľmi, takže každý môže byť doslova na tej istej stránke bez straty prehľadu.
• Nové riešenia: Okrem tradičného balíka aplikácií balíka Office prekypuje cloudové portfólio novými nástrojmi, ako sú Planner, Editor, Formuláre a Power BI. Tieto integrované produkty ponúkajú nové spôsoby práce, zvyšujú produktivitu a zároveň znižujú prízrak tieňového IT; V spoločnosti Microsoft môžete ponechať viac obsahu namiesto viacerých tretích strán.
• Odolnosť: Ak fyzické zariadenia zlyhajú, kontinuita podnikania sa uľahčí cloudovým prístupom ku všetkým e-mailom, súborom a aplikáciám. Aj keď to nie je ideálne, koncoví používatelia môžu pokračovať v práci zo smartfónov alebo tabletov počas čakania na nové notebooky. Po príchode nového počítača sa používatelia jednoducho prihlásia a v priebehu niekoľkých minút nájdu všetky údaje a nastavenia služieb Office 365.

Výhody nástrojov na spoluprácu v službách Office 365 na zvýšenie produktivity prirodzene vedú aj k zjednodušeniu prevádzky IT. Aktualizácie sú automatické, problémy s kompatibilitou sú eliminované a služba je v podstate bezúdržbová. Spoločnosť Microsoft robí ťažkú prácu, aby udržala vaše SaaS (Software as a Service) vo forme a odstraňuje manuálne úlohy, aby sa správcovia mohli sústrediť na kritickejšie zodpovednosti, ako je napríklad monitorovanie zabezpečenia.

2. Výhody zabezpečenia a bezpečnostných prvkov Microsoft 365

Aj vy poznáte vo svojom okolí niekoho, kto bol napadnutý ransomware, musel prácne obnovovať svoje kritické dáta zo záloh? Alebo ešte horšie musel zapltiť výpalné a modlil sa aby dostal funkčný kľúč na odšifrovanie dát?

Smutonu realitou je, že ani dnes spoločnosti nevenujú dostatok pozornosti zabezpečeniu a včasnej reakcii na kybernetické hrozby.

Jednou z hlavných výhod migrácie na Microsoft 365 je automatické nasadzovanie opráv, ktoré zabezpečujú, že vaša sieť je pripravená na aktuálne hrozby. Vaša bezpečnosť potom nestojí len na Vašom správcovi, ktorý nech sa snaží sebalepšie, nedokáže včas a účinne aplikovať celú potrebnú prevenciu.

Microsoft 365 má už v základnom balíku vysoko účinne nastavený štandard zabezpečenia. Je ich mnoho a zaslúžili by si samostatný blog v princípe ich môžeme rozdeliť do oblastí:

• Ochrana pred bezpečnostnými hrozbami: Portál Defender obsahuje antiphishingové funkcie, ktoré identifikujú e-mail obsahujúci malvér a okamžite blokujú doručenie, aby sa výrazne znížilo riziko "zero day" útokov. Model "prevencie, detekcie a nápravy" môže posilniť vašu bezpečnostnú pozíciu, ktorá je vyjadrená v bezpečnostnom skóre.
• Ovládacie prvky ochrany osobných údajov: Rôzne možnosti vám umožňujú chrániť súkromie, napríklad blokovanie prístupu z otvorených Wi-Fi sietí a nastavenie dátumov vypršania platnosti odkazov zdieľaných externe. Okrem toho sú údaje šifrované v pokoji aj pri prenose a môžete vzdialene vymazať obsah zo stratených alebo odcudzených zariadení.
• Automatické viacfaktorové overovanie: Predvolené nastavenia zabezpečenia umožňujú jednoducho vynútiť viacfaktorové overovanie (MFA) – proces, ktorý vyžaduje, aby používatelia potvrdili pokusy o prihlásenie prostredníctvom ďalších metód overenia, ako je napríklad prijímanie PIN kódov v telefónoch. To výrazne posilňuje vašu obranu proti útokom hrubou silou na používateľské mená a heslá, pričom je možné nastaviť aj pokročilé politiky podmieneného prístupu. Prístup možno podmieniť nielen na autentifikovaného užívateľa, ale aj na korporátne centrálne riadené zariadenia a tiež na schválené aplikácie.
• Riadenie informácií: Ak chcete zabrániť strate údajov, označenia citlivosti je možné použiť na konkrétnych používateľov, skupiny alebo obsah. Prístup je riadený a akcie, ako napríklad preposielanie e-mailov, tlač a kopírovanie a prilepovanie, je možné zablokovať, aby sa zachoval súlad a zachovali dôverné informácie. S globálnymi dátovými centrami je k dispozícii aj umiestnenie údajov s funkciou multi-geo. Alebo naopak, ak legislatíva alebo Vaše interné predpisy vyžadujú umiesnenie dát vrámci EU, je to možné zagarantovať.

Pokiaľ ide o dodržiavanie predpisov, riziká kybernetickej bezpečnosti súborov PST sú dobre zdokumentované a je prakticky nemožné dodržiavať predpisy o ochrane osobných údajov, ako sú GDPR a CPRA, ak ich máte vo svojom počítači. Jednou z hlavných výhod služieb Office 365 je však prakticky neobmedzený ukladací priestor poštových schránok, ktorý vylučuje potrebu používateľov vytvárať súbory PST na ukladanie e-mailového obsahu na osobné jednotky.

Pri zvažovaní výhod migrácie na Microsoft 365 by sa nemala prehliadať možnosť inovácie údajov PST. Centralizácia týchto súborov umožňuje správu súladu, znižuje riziko narušenia bezpečnosti a odstraňuje obrovskú záťaž od správcov, ktorí často čelia výzvam na opravu poškodených údajov. Preto sa dôrazne odporúča vyhľadať a migrovať súbory PST ako súčasť presunu do cloudu.

Obchodné výhody cloudovej migrácie

Hoci potenciál na zvýšenie produktivity a bezpečnosti môže byť presvedčivý, rozpočtové obmedzenia môžu digitálnu transformáciu oddialiť. Mnohé organizácie však mohli upadnúť do "klamu utopených nákladov" – domnievajúc sa, že sa musia držať lokálnej infraštruktúry, pretože už investovali značné prostriedky, aj keď sťahovanie by mohlo v konečnom dôsledku ušetriť peniaze.

Rôzne správy naznačujú, že návratnosť investícií do služieb Microsoft 365 je priaznivá, pričom štúdia spoločnosti Forrester Total Economic Impact v roku 2018 vydala štúdiu, podľa ktorej benefity prevýšia náklady už po desiatich mesiacoch od nasadenia.

Pri výpočte obchodných výhod migrácie do cloudu je dôležité zohľadniť:

• Vyradenie starších platforiem: Keď opustíte lokálnu serverovú infraštruktúru, prirodzene odpadnú náklady na server a energiu. Potreba priebežnej údržby sa odstráni aj pri migrácii na Microsoft 365, čo je významný bonus, pretože staršie systémy zvyčajne vyžadujú odborné znalosti, ktoré je čoraz ťažšie nájsť v dôsledku meniaceho sa prostredia.
• Škálovateľnosť: Istota týkajúca sa nákladov je jednou z hlavných výhod predplatného služieb Office 365. Presne viete, na čo máte vytvoriť rozpočet a môžete prispôsobiť plány tak, aby každá skupina mala prístup k najlepším pracovným funkcionalitám pre svoje roly. Môžete tiež okamžite zväčšiť alebo znížiť a pridať alebo odobrať licencie podľa obchodných potrieb – čo je obzvlášť užitočné, ak zaznamenáte rýchly rast alebo sezónne výkyvy.
• Podpora: Keďže spoločnosť Microsoft postupne ukončuje podporu starších serverov Exchange, prechod na cloud sa bude pre väčšinu organizácií čoraz viac stávať otázkou "kedy" a nie "či". Podpora pre Exchange 2013 sa má skončiť v roku 2023, čo znamená, že bude viac vystavená bezpečnostným chybám, pretože spoločnosť Microsoft venuje väčšiu pozornosť cloudovým službám.
• Centralizácia údajov: Keďže regulované odvetvia uchovávajú archívne údaje z dôvodu dodržiavania predpisov, osvedčeným postupom je už dlho ukladanie tohto obsahu na platformy tretích strán, čím sa kompenzujú obmedzenia servera Exchange. Keďže však prakticky neobmedzený ukladací priestor je jednou z kľúčových výhod služieb Office 365, je teraz ekonomicky výhodné mať všetko "pod jednou strechou" v Microsoft cloude.

Pokiaľ ide o centralizáciu archívov, migrácia na Office 365 predstavuje príležitosť na zjednotenie najvhodnejších postupov riadenia archivovania dát priamo na cloud.

Potreba úplných, nemenných archivovaných e-mailových dát predchádzajúce riešenia neposkytovali, takže bolo potrebné siahnúť po treťostranných nástrojoch a úložiskách. Keďže však Exchange Online ponúka miestny ukladací priestor, archivovanie s pomocou tretích strán už nie je potrebné.

Prechod na Exchange Online je preto ideálnym časom na konverziu archívovaných dát do moderného formátu na jednom mieste. Proces transformácie identifikuje odosielateľov a príjemcov každej správy a umiestni kópie do skrytej časti všetkých priradených poštových schránok, čím efektívne zachová údaje tam, kde patria.

Migrácia archívu denníka môže v konečnom dôsledku zjednodušiť vyhľadávanie eDiscovery a dodržiavanie súladu a zároveň maximalizovať návratnosť investícií, čo vám umožní ukončiť staré žurnálovanie v prospech cloudového úložiska, za ktoré už platíte.

Aké sú teda výhody služieb Office 365/Microsoft 365?

Preskúmali sme niekoľko výhod migrácie na Microsoft 365, ale v skutočnosti sme len na začiatku.

Keďže spoločnosť Microsoft pripravuje cestu pre organizácie, aby vyradili servery Exchange, niet pochýb o tom, že prijatie cloudu bude naďalej rásť a s potenciálom posilniť flexibilnú prácu, zlepšiť zabezpečenie a v konečnom dôsledku zvýšiť vaše finančné výsledky.

Okrem toho sa spoločnosť Microsoft zaviazala, že do roku 2030 bude uhlíkovo negatívna a nebude mať žiadny odpad a do roku 2050 odstráni všetok uhlík, ktorý kedy vypustila.

Verím, že ste našli argumenty, ktoré by mohli pomôcť presvedčiť váše vedenie pre tento významý krok - schváliť migráciu na platformu Microsoft 365.

‍