Automatizácia spracovania príloh z emailov v účtovnom a mzdovom outsourcingu

Účtovné a mzdové firmy pracujú každý deň s veľkým množstvom dokumentov. Faktúry, zmluvy, výpisy či dochádzkové podklady prichádzajú emailom a ich spracovanie býva často spojené s opakovanou manuálnou prácou. V tejto prípadovej štúdii ukazujeme, ako sa podarilo automatizovať spracovanie príloh, získať lepší prehľad nad úlohami a uvoľniť čas pre odbornú prácu.

Situácia pred automatizáciou

Náš klient pôsobí v oblasti účtovníctva a mzdového spracovania. Tím približne desiatich zamestnancov denne prijíma veľké množstvo emailov od svojich zákazníkov.

Každý email bolo potrebné manuálne otvoriť, identifikovať relevantné prílohy, uložiť ich do správneho priečinka a zaevidovať ich v internom zozname úloh. Následne bolo potrebné informovať príslušného účtovníka alebo mzdovú špecialistku, že sú pripravené nové podklady na spracovanie.

Pri rastúcom počte klientov začal byť tento proces časovo náročný a stále ťažšie udržateľný.

Aké problémy spôsobovalo ručné spracovanie

Manuálne spracovanie emailov prinášalo niekoľko praktických komplikácií:

• veľkú časovú záťaž pre administratívnych pracovníkov,
• riziko nesprávneho uloženia dokumentu,
• komplikované dohľadávanie podkladov,
• možnosť prehliadnutia emailu alebo prílohy,
• obmedzený prehľad o stave spracovania dokumentov.

Problém nebol len v samotnom ukladaní súborov. Každý krok navyše znamenal ďalšiu príležitosť na chybu alebo zdržanie.

Nasadené riešenie

Riešenie sme postavili na automatizačných nástrojoch Microsoft.

Po prijatí emailu systém automaticky rozpozná odosielateľa a podľa definovaných pravidiel uloží prílohy na správne miesto. Podporované sú bežné formáty dokumentov, napríklad PDF, Excel, obrázky alebo XML súbory.

Súčasne sa vytvorí záznam v centrálnom zozname úloh. Do neho sa automaticky doplnia informácie o:

• dátume prijatia,
• odosielateľovi,
• type dokumentu,
• zodpovednej osobe,
• stave spracovania.

Každý člen tímu tak okamžite vidí nové podklady, ktoré čakajú na spracovanie, vrátane odkazu na príslušný dokument.

Prehľadné dokumenty bez manuálneho triedenia

Všetky dokumenty sú automaticky ukladané podľa jednotlivých klientov.

Zamestnanci nemusia vyhľadávať súbory v emailoch ani riešiť nejednotné názvy priečinkov. Dokumenty sú uložené na jednom mieste a je jednoduché dohľadať, kto ich poslal a kedy boli prijaté.

Pre manažment zároveň vzniká jednotný pohľad na všetky prijaté podklady a ich stav spracovania.

Výsledky pre klienta

Po nasadení automatizácie odpadla väčšina rutinných administratívnych úkonov spojených so spracovaním emailových príloh.

Podľa klienta sa podarilo ušetriť približne jednu až dve hodiny práce denne na každého zamestnanca. Zamestnanci sa môžu viac venovať účtovnej a mzdovej agende namiesto ručného presúvania dokumentov.

Medzi hlavné prínosy patria:

• menej manuálnej administratívy,
• nižšie riziko chýb,
• lepší prehľad o nových úlohách,
• rýchlejšie dohľadanie dokumentov,
• schopnosť zvládať rastúci objem práce bez rozširovania administratívneho tímu.

Automatizácia ako spôsob zvládania rastu

Keď firma rastie, rastie aj množstvo dokumentov a komunikácie. Ak je každý krok závislý od manuálnej práce, administratíva sa postupne stáva brzdou ďalšieho rozvoja.

Práve preto má zmysel identifikovať opakujúce sa procesy a automatizovať ich. Spracovanie emailových príloh je typickým príkladom činnosti, ktorá zamestnancom neprináša odbornú hodnotu, ale zaberá významnú časť pracovného času.

Ak sa vaša firma stretáva s podobným problémom, automatizácia môže byť jednoduchým spôsobom, ako získať vyššiu efektivitu, lepší prehľad a viac času na prácu, ktorá má pre klientov skutočný prínos.

‍