Kde? Všade a nikde.

Zákazník

‍

     Naším klientom je právna firma s 10 zamestnancami, ktorá sa venuje sprostredkovaniu nákupu a predaja firiem. Jej prevádzka je založená na vysokom objeme emailovej komunikácie, rastúcom množstve právnych dokumentov a potrebe bezpečného prístupu z mobilu aj tabletu.

‍

‍

‍

Problém - roztrieštené IT prostredie, ktoré brzdilo prácu právnikov

‍

     Právna firma dlhodobo fungovala na nejednotnom a neudržateľnom IT základe. Emailová infraštruktúra bola rozdelená medzi viacero malých poskytovateľov, pričom každý mailbox fungoval inde a vyžadoval iné nastavenie serverov, portov aj autentifikácie. Firma tak nemala žiadnu centralizáciu, jednotnú identitu ani spoločné politiky, čo sa prejavovalo ako technický chaos, slabá spoľahlivosť a vysoká chybovosť.

     Problémom boli aj maily a súbory v telefónoch – niektoré účty sa nedali pridať vôbec, iné synchronizovali len občas a otváranie väčších dokumentov bolo nespoľahlivé. Právnici pritom často potrebovali prístup z terénu, napríklad pri stretnutiach s klientmi či notármi, no dovtedajšie IT im to neumožňovalo. Výmena telefónu bola pre každého používateľa doslova nočnou morou, keďže dáta boli roztrúsené medzi iCloudom, Google účtom, lokálnym úložiskom telefónu a emailovým poskytovateľom, a migrácia na nové zariadenie tak trvala hodiny až dni a nikdy nebola úplne kompletná.

     Rovnako roztrieštené boli aj kalendáre a kontakty. Dôležité termíny súdnych pojednávaní, podpisov, closingov a stretnutí sa nachádzali v rôznych kalendároch, starých zariadeniach či mailboxoch jednotlivých poskytovateľov, prípadne boli zapísané len ručne. Nič nebolo poriadne synchronizované a nič nebolo spoľahlivé.

‍

‍

‍

Naše riešenie

‍

     Prostredie firmy sme kompletne zjednotili do jednej cloudovej platformy. Nasadili sme Microsoft 365 Exchange Online ako jednotnú platformu pre emaily a kombináciu OneDrive a SharePointu ako bezpečné dokumentové úložisko. Vytvorili sme centrálnu identitu v Azure AD, doplnenú o modernú autentifikáciu a MFA, a mobilné zariadenia sme nastavili jednotne pre maily, kalendáre aj súbory vrátane bezpečného otvárania dokumentov priamo na mobile či tablete. Súčasťou riešenia boli aj zavedené politiky ochrany dát, vrátane DLP a compliance nastavení.

‍

‍

‍

Výsledky

‍

     Firma dnes má jednotné prihlasovanie, jednotný spôsob správy používateľov aj jednotné mobilné nastavenie – jeden účet tak zamestnancom sprístupňuje maily, kalendáre, kontakty, súbory aj Teams. Emailová platforma je stabilná ako pre veľké korporácie, s mailboxmi s kapacitou 50 až 100 GB, neobmedzeným online archívom a špičkovou ochranou proti spamu a phishingu.

     Výmena telefónu dnes trvá pár minút, nie dni – stačí zapnúť nový mobil a prihlásiť sa cez M365 konto a všetko sa synchronizuje automaticky. Dokumenty a emaily sú dostupné odkiaľkoľvek, vďaka čomu právnici dokážu riešiť closingy, kontrakty aj pripomienky rýchlo a spoľahlivo aj mimo kancelárie. Kalendáre a kontakty sú zjednotené na jednom mieste, čím firma získala prehľadné plánovanie tímu a zbavila sa duplicít aj strácania dôležitých termínov.

     Vďaka menšiemu množstvu technických problémov majú právnici dnes viac času venovať sa priamo klientom. Citlivé dokumenty sú chránené v súlade s GDPR a osvedčenými bezpečnostnými postupmi, právnici získali mobilitu bez kompromisov a firma je vďaka jednotnému a rýchlemu nastavovaniu nových kolegov pripravená ďalej rásť – s nižšími nákladmi na podporu vďaka odstráneniu problémov s viacerými poskytovateľmi.