Nedostupný admin, zastaraný server – a firma, ktorá to už nemusí riešiť
Konateľ, Alfa Centauri
Predstavte si, že chcete ísť na pár dní na dovolenku a nastaviť si v emaile obyčajnú automatickú odpoveď – a namiesto pár klikov na to potrebujete čakať dva dni na technika. Presne takto vyzerala bežná prevádzka u nášho klienta, malej firmy zaoberajúcej sa správou nehnuteľností, ktorá mala všetky svoje dáta – emaily, zmluvy aj dokumenty – uložené na jednom starom počítači v kancelárii. Žiadne zálohy, žiadna poriadna ochrana, a k tomu ešte závislosť na technikovi, ktorý nebol nikdy poruke práve vtedy, keď ho firma potrebovala. V tomto článku sa pozrieme na to, ako sme firme tento chaos vyriešili – a ako z jedného rizikového počítača vznikol moderný, bezpečný a jednoduchý systém, ktorý dnes zvláda úplne všetko sám.
Zákazník
Naším klientom je malá firma s piatimi zamestnancami, ktorá sa venuje správe nehnuteľností a každodenne komunikuje s nájomníkmi, dodávateľmi aj mestskými organizáciami, pričom spravuje aj množstvo zmlúv a dokumentov.
Problém
Firma dlhé roky fungovala tak, že všetky jej dáta – emaily, zmluvy, dokumenty – boli uložené na jednom starom počítači (on-premise serveri) priamo v kancelárii. Nikto ho pravidelne neaktualizoval, nerobili sa žiadne zálohy a keby sa s ním niečo stalo, firma by prišla o všetko. Dáta navyše fyzicky sedeli len na jednom mieste, čo pri krádeži, požiari alebo bežnej poruche predstavovalo veľké riziko.
Firma sa navyše spoliehala na externého IT technika, ktorý často nebol k dispozícii. Aj úplne bežná vec - napríklad nastaviť si v emaile automatickú odpoveď „som mimo kanceláriu“ - dokázala trvať aj niekoľko dní, pretože si to vyžadovalo priamy zásah technika a nedalo sa to spraviť jednoducho samému.
K tomu sa pridávali ďalšie obmedzenia. Zamestnanci sa nedokázali pripojiť k firemným dokumentom odkiaľkoľvek, práca so zmluvami a súbormi bola pomalá a neprehľadná a firma nemala žiadnu poriadnu ochranu proti výpadkom či strate dát. Jednoducho povedané - firma nebola pripravená na to, ako sa dnes bežne pracuje, a každý mesiac tak riskovala, že jej niečo dôležité vypadne alebo sa stratí.
Naše riešenie
Celú firmu sme presťahovali do moderného cloudového prostredia Microsoft 365. Nastavili sme im moderné emaily, ktoré fungujú spoľahlivo na počítači aj v mobile, a dokumenty presunuli na bezpečné online úložisko, kam majú prístup len oprávnení ľudia. Zaviedli sme aj jednoduchú tímovú komunikáciu cez aplikáciu Teams a nastavili sme dodatočné zabezpečenie, aby sa k firemným dátam nedostal nikto nepovolaný. Zamestnanci sa dnes vedia pripojiť z počítača, mobilu aj tabletu, a starý rizikový počítač - server v kancelárii sme úplne vyradili z prevádzky.
Výsledky
Automatickú odpoveď „mimo kanceláriu“ si dnes nastaví každý sám za pár sekúnd, bez čakania na administrátora či zdržania voči klientom. Každý zamestnanec disponuje mailboxom s kapacitou 50 až 100 GB, s okamžitou synchronizáciou na všetkých zariadeniach a profesionálnou antispamovou a antimalvérovou ochranou. Dokumenty sú dnes prehľadne uložené a zabezpečené v OneDrive a SharePointe, viacero ľudí na nich môže pracovať súbežne a k dispozícii je aj verzovanie, audit a jednoduché zdieľanie.
Keďže už neexistuje jeden zraniteľný počítač, na ktorom stálo všetko, firme dnes nehrozí strata dát pri poruche, výpadku elektriny ani pri hackerskom útoku. Namiesto čakania na technika má dnes firma k dispozícii rýchlu podporu s garantovaným časom reakcie, a všetky citlivé dokumenty aj komunikácia s úradmi a dodávateľmi prebiehajú bezpečne, v súlade s pravidlami na ochranu osobných údajov.
Zamestnanci dnes nemusia čakať na administrátora ani riešiť technické limity, vďaka čomu sú firemné procesy výrazne rýchlejšie. Firma sa definitívne zbavila USB kľúčov, starých sieťových priečinkov a chaosu v súboroch, je pripravená na ďalší rast a namiesto kapitálových výdavkov platí len predvídateľné prevádzkové náklady, pričom získava profesionálnu úroveň bezpečnosti, akú by si ako malá firma sama nemohla dovoliť.
Presuňte firmu do Microsoft 365 a zbavte sa závislosti na zastaranom serveri
Alfa Centauri vám pomôže s migráciou na Microsoft 365, elimináciou on-premise servera a nastavením bezpečného prístupu z akéhokoľvek zariadenia. Menej čakania na administrátora, viac istoty do budúcnosti.
.png)
.jpeg)
.jpeg)
