Automatizácia schvaľovacích procesov vo veľkoobchode pomocou Microsoft Power Platform TO BE CONTINUED

Zákazník

‍

     Naším klientom je firma pôsobiaca v oblasti veľkoobchodu, ktorá so 40 zamestnancami denne riadi dynamický operatívny tok zahŕňajúci skladové hospodárstvo, spracovanie objednávok, tvorbu cenových ponúk, fakturáciu aj logistiku.

‍

‍

‍

Problém

‍

     Klient využíval viacero interných schvaľovacích procesov, ktoré prebiehali prostredníctvom emailovej komunikácie, papierových žiadaniek alebo neformálnych ústnych dohôd medzi zamestnancami, skladom a vedením spoločnosti. Keďže jednotlivé požiadavky neboli evidované na jednom mieste, ich spracovanie bolo časovo náročné, neprehľadné a často závislé od toho, či sa podarilo skoordinovať viacero oddelení naraz.

     Tento spôsob práce so sebou prinášal viaceré prevádzkové komplikácie. Vznikali duplicity, meškali výdaje zo skladu a niektoré dokumenty sa zákazníkom posielali s oneskorením. Problematická bola aj evidencia schválených dovoleniek, čo viedlo k neúplnej dokumentácii pre mzdové oddelenie. Firma preto hľadala riešenie, ktoré by schvaľovanie zrýchlilo, zaistilo mu prehľadnosť a vytvorilo spoľahlivú stopu o tom, kto a kedy čo schválil – bez potreby investovať do rozsiahleho a drahého podnikového systému.

‍

‍

‍

Naše riešenie

‍

     Nasadili sme automatizačné nástroje z prostredia Microsoftu a vytvorili tri plne automatizované procesy.

     Schvaľovanie dovoleniek: Zamestnanec podá žiadosť cez jednoduchú aplikáciu, vedenie dostane okamžité upozornenie mailom, a po schválení sa automaticky vygeneruje záznam pre mzdové oddelenie, aktualizuje kalendár neprítomností a uloží história celého schvaľovania.

     Schvaľovanie výdajov zo skladu: Skladník vytvorí požiadavku priamo z mobilu, systém sám priradí správneho nadriadeného podľa interných pravidiel a po schválení odošle skladníkovi notifikáciu a záznam uloží do centrálneho registra výdajov.

     Schvaľovanie dokumentov pred ich odoslaním zákazníkovi: Dokument sa nahrá alebo vygeneruje do zdieľaného úložiska, systém automaticky spustí schvaľovací proces medzi príslušnými zodpovednými osobami a po schválení dokument označí ako schválený, uloží históriu a sám ho odošle zákazníkovi s elektronickým podpisom alebo podľa preddefinovanej šablóny.

‍

‍

‍

Výsledky a Prínosy

‍

     Schvaľovanie, ktoré predtým trvalo hodiny až dni, dnes prebieha v priebehu minút – firma tak zrýchlila svoje procesy o 40 až 60 percent. Všetky schvaľovacie procesy sú dnes na jednom mieste, s jednotnou evidenciou, transparentnou históriou jednotlivých krokov a jasne určenými zodpovednosťami.

     Automatizácia zároveň eliminovala riziko zabudnutých schválení, nesprávne spracovaných položiek či odoslania neschváleného dokumentu zákazníkovi, čím sa výrazne znížila chybovosť celého procesu. Každý krok sa dnes automaticky loguje – kto, kedy a čo presne schválil alebo zamietol – takže firma má k dispozícii kompletnú a jednoducho dohľadateľnú históriu.

     Vďaka automatizácii klient výrazne znížil administratívnu záťaž a ušetril čas zamestnancov naprieč skladom, administratívou, mzdovým oddelením aj obchodným tímom. Riešenie je navyše navrhnuté tak, aby sa dalo jednoducho rozšíriť o ďalšie procesy, ako sú reklamácie, schvaľovanie nákupov, servisné úkony či evidencia pracovného času, bez potreby výrazných dodatočných investícií.