Automatizácia hromadnej emailovej komunikácie v daňovom poradenstve

Zákazník

‍

     Naším klientom je firma pôsobiaca v segmente daňového poradenstva, ktorá so svojím 25-členným tímom každoročne spracúva tisíce dokumentov – od potvrdení a výkazov až po daňové priznania – a zároveň zabezpečuje pravidelnú a spoľahlivú komunikáciu s klientmi.

‍

‍

‍

Problém

‍

     Zamestnanci klienta dlhodobo manuálne spracúvali a odosielali tisíce dokumentov ročne, medzi ktorými boli potvrdenia, účtovné podklady či daňové priznania. Pri každom jednom dokumente museli vyhľadať správny email klienta, priradiť k nemu dokument, doplniť potrebné údaje, dokument zašifrovať a až potom ho odoslať.

     Pri takomto vysokom objeme dokumentov išlo o mimoriadne časovo náročný a vyčerpávajúci proces, ktorý zvyšoval riziko chýb – nesprávne priradený dokument, preklep v emaile alebo zabudnutá príloha dokázali spôsobiť poriadne komplikácie. Firma preto hľadala spôsob, ako tento proces zjednodušiť a zbaviť sa rizika ľudskej chyby práve v období, keď to bolo najviac cítiť.

‍

‍

‍

Naše riešenie

‍

     Navrhli a naprogramovali sme nový automatizovaný proces, ktorý dokumenty spracuje od začiatku do konca úplne sám. Systém najprv automaticky roztriedi dokumenty a priradí ich ku správnemu klientovi na základe názvu súboru a ďalších identifikačných údajov. Následne podľa interných zoznamov klientov určí presného adresáta, ktorému má byť dokument doručený.

     Pri odosielaní systém sám doplní všetky potrebné údaje – meno klienta, typ dokumentu, príslušné obdobie aj personalizovaný text správy – bez toho, aby do toho musel niekto ručne zasahovať. Každý dokument sa pred odoslaním automaticky zašifruje heslom podľa internej logiky klienta a text emailu sa prispôsobí na mieru každému príjemcovi. Systém následne odošle stovky až tisíce správ v dávkach, pričom si sám kontroluje, či neposiela duplicity, overuje platnosť emailových adries a zaznamenáva stav každého odoslania.

‍

‍

‍

Výsledky a Prínosy

‍

     Proces, ktorý predtým zaberal celému tímu dni až týždne, dnes prebehne v priebehu niekoľkých minút, a to prakticky bez chybovosti. Automatizácia eliminovala nesprávnych adresátov, preklepy, zabudnuté prílohy aj nesprávne pomenované dokumenty, čím firme ušetrila stovky hodín ročne.

     Riešenie navyše bez problémov zvláda aj sezónne špičky typické pre daňových poradcov – aj pri viac ako dvoch tisíckach dokumentov naraz nenaráža na žiadne obmedzenia. Zamestnanci sa dnes môžu venovať odbornej práci namiesto monotónneho ručného odosielania emailov, čo sa pozitívne prejavilo aj na spokojnosti celého tímu. Vďaka automatizácii firma zároveň ušetrila náklady na dodatočných administratívnych pracovníkov počas sezóny, nadčasy aj opravovanie chýb.

     Bezpečnosť pritom zostala na prvom mieste – všetky dokumenty sú automaticky šifrované, odosielajú sa cez zabezpečenú infraštruktúru a každé odoslanie sa loguje pre prípadné auditné účely.