Marketingová agentúra od polofunkčného Office k plnohodnotnej produktivite v Microsoft 365

Kto je zákazník

‍

Naším klientom je desaťčlenná marketingová a kreatívna agentúra, ktorej každodenná práca stojí na grafike, tvorbe prezentácií, zdieľaní dokumentov a rýchlej tímovej spolupráci s množstvom revízií a spätnej väzby.

‍

‍

‍

Problém: "polomŕtvy" Microsoft Office

‍

       Agentúra dlhodobo používala MS Office 2024 vo forme trvalej (perpetual) licencie, teda bez akéhokoľvek prepojenia na cloud a bez Microsoft 365. Výsledkom bolo, že desiatky tlačidiel v jednotlivých aplikáciách boli fakticky nefunkčné a práca tímu bola pomalá, chaotická a neefektívna. Najväčším problémom bolo, že Office síce navonok vyzeral moderne, no polovica jeho funkcií bola bez cloudu prakticky mŕtva.

     Vo Worde nefungovalo zdieľanie dokumentov, takže onboarding nového klienta trval desaťnásobne dlhšie, a nefungovala ani spoločná editácia, pre ktorú si tím musel texty posielať mailom ako prílohy. Spätná väzba bola chaotická, keďže chýbali komentáre v reálnom čase, a bez histórie verzií nikto nevedel, kto a čo v dokumente naozaj upravil. Bežne dochádzalo aj k strate rozpracovaných súborov, keďže nefungoval AutoSave, a chýbala možnosť ukladať priamo do OneDrive. Kreatívny tím navyše nemal prístup k rozsiahlej knižnici obrázkov od Microsoftu a AI nástroj Microsoft Editor na kontrolu gramatiky a štýlu bol úplne vypnutý.

     Podobná situácia bola aj v Exceli, kde zdieľanie zošitov fungovalo len cez posielanie súborov mailom, editácia v reálnom čase spôsobovala kolízne verzie a chýbajúci AutoSave viedol k strate údajov priamo počas stretnutí. Chýbala história verzií, publikovanie do Power BI nebolo dostupné a tím nemal k dispozícii žiadne automatizácie ani online konektory Power Query. V PowerPointe zase chýbalo zdieľanie prezentácií, spolutvorba v reálnom čase, stock obrázky, funkcia Cameo ani možnosť prezentovať priamo cez Teams – pre agentúru, ktorá denne pracuje s prezentáciami, išlo o zásadné obmedzenie.

     Problémy sa týkali aj Outlooku. Dôležité maily sa strácali kvôli nefunkčnému Focused Inbox, kalendáre sa medzi zariadeniami nesynchronizovali a zdieľané mailboxy spôsobovali chaos v komunikácii s klientmi. Zdieľané kalendáre prakticky neexistovali, takže projektové plánovanie bolo nemožné, a tlačidlo na Teams meeting bolo nepoužiteľné – agentúra si preto musela improvizovane vystačiť so Zoomom alebo Google Meet.

‍

‍

‍

Naše riešenie

‍

     Agentúru sme bez prerušenia prevádzky presťahovali na Microsoft 365 Business Standard. Nasadili sme Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams a plnohodnotné cloudové Office aplikácie vrátane AI Editora v podporovaných jazykoch. Kľúčové bolo, že všetky dovtedy „mŕtve tlačidlá“ v aplikáciách ožili a začali fungovať tak, ako mali od začiatku.

‍

‍

‍

Výsledky: rýchlejšie, bezpečnejšie, efektívnejšie!

‍

     Vo Worde, Exceli aj PowerPointe dnes funguje zdieľanie a spoločná editácia dokumentov, takže každý v tíme vidí, na čom práve pracuje kolega, a konfliktné verzie súborov sú minulosťou. Každý dokument je bezpečne uložený v cloude spolu s kompletnou históriou zmien a agentúra má prístup ku knižnici obrázkov od Microsoftu, čo výrazne uľahčilo prácu na prezentáciách aj návrhoch.

     Agentúra má dnes aj prehľadnú doručenú poštu, zdieľané mailboxy pre komunikáciu s klientmi, tímové kalendáre a funkčné plánovanie stretnutí, pričom zamestnanci sa už nemusia prepínať medzi viacerými aplikáciami. Excel sa zmenil na skutočne produktívny nástroj s Power Query, prepojením na Power BI a cloudovými skriptami, a administratíva má menej práce, keďže nič sa dnes nehromadí a nič nezavadzia.

     Podľa odhadu samotného klienta stúpla po dvoch mesiacoch produktivita tímu približne o 30 %. Vďaka zdieľaným mailboxom a integrácii s Teams je komunikácia s klientmi výrazne rýchlejšia a agentúra vytvára kvalitnejšie prezentácie vďaka dostupným stock obrázkom a vizuálom bez nutnosti hľadať ich na internete. Riešenie zároveň prináša vyššiu bezpečnosť a súlad s GDPR a agentúra získala predvídateľné náklady bez CAPEX investícií, s jedinou pravidelnou OPEX platbou.